Vài giải pháp giúp bạn xếp hạng xử lý công việc
ThS Nguyễn Hoàng Mỹ Phương
Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto (hay nguyên tắc 80/20) nói rằng, đa số các trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân. Chẳng hạn, 80% doanh số bán hàng là từ 20% khách hàng, hay 80% lợi nhuận đến từ 20% thời gian mà bạn sử dụng, 80% doanh số bán hàng đến từ 20% số sản phẩm của công ty bạn…
Nguồn: http://www.managers-net.com/paretoanalysis.html
Thành ra, giả sử bạn liệt kê ra 10 việc cần làm trong ngày, nếu nguồn lực hạn hẹp (thời gian, công sức, tiền bạc…) thì có thể chọn làm 2 việc quan trọng nhứt (chiếm 20% số lượng công việc) nhưng mang lại 80% cho kết quả làm việc hôm đó.
Nguồn: http://www.effective-time-management-strategies.com/time-management-activities.html
Phân tích ABC
Còn quýnh giá công việc thế nào là quan trọng thì có thể sử dụng phân tích ABC.
Phương pháp này phân loại công việc như sau: việc quan trọng và khẩn cấp (A), việc quan trọng và không khẩn cấp (B), việc không quan trọng cũng không khẩn cấp luôn (C).
Tuy nhiên, có lần đọc đâu đó lập luôn cái ma trận rồi đặt các công việc vào đấy, dễ hiểu hơn. Như hình ở đây nè.
Nguồn: http://www.positive-change-tools-for-success.com/Time-Management-Matrix.html
Công việc nếu không lập kế hoạch và thực hiện tốt sẽ chạy từ ô (2) sang ô (1) – sẽ rất mệt đầu vì tâm trạng lúc nào cũng căng thẳng, vì vừa khẩn cấp mà lại vừa quan trọng mà. Ô (3) thì nên ngó lại 80/20, coi chừng cả ngày cuống theo vô vàng công việc không quan trọng mà lúc nào cũng bị hối thúc, cứ tưởng là làm nhiều thì tốt, nhưng thật ra nó chỉ đóng góp 20% vào kết quả chung mà thôi.
Nói chung, ô (2) là ô cần tập trung nhứt.
Phân tích XYZ
Phân tích XYZ là phân tích thứ cấp của phân tích ABC. Phân tích XYZ áp dụng cho việc quản lý hàng tồn kho nhưng ở đây mình tự chuyển sang cách hiểu quản lý công việc luôn. Hy vọng là hiểu đúng hihi :D
Trong đó, X là công việc không hoặc ít thay đổi theo thời gian, nên có thể dự đoán được. Y là công việc chỉ xuất hiện vào một giai đoạn nào đó. Z là công việc không xuất hiện thường xuyên.
Nếu ABC phân loại dựa vào giá trị công việc, XYZ lại dựa vào tần suất xuất hiện; và 2 cái phân tích này thường được dùng đồng thời.
Ví dụ, công việc CX (không quan trọng và không khẩn cấp + xuất hiện thường xuyên) thì nên hạn chế, vì chẳng mang lại kết quả nào vào mục tiêu đã định trước. Xem hình minh họa ở đây (hình áp dụng cho hàng tồn kho).
Nguồn: http://www.ak-online.biz/en/NewsEvents/releases/2004/3/1
Nguồn tham khảo:
http://en.wikipedia.org/wiki/Pareto_principle
http://en.wikipedia.org/wiki/ABC_analysis
http://wikieducator.org/Xyz_analysis
